En colegios e instituciones educativas , donde se manejan una gran cantidad de datos confidenciales de alumnos y profesores, la destrucción segura de estos documentos se vuelve fundamental para salvaguardar la privacidad de los estudiantes, el personal y la institución en sí misma.

La destrucción confidencial de estos documentos no solo es una práctica de cumplimiento normativo, sino que también asegura la confianza de los estudiantes y sus familias en la institución educativa al proteger sus datos privados. 

Destrucción confidencial de documentos en escuelas

Las escuelas generan todos los años una gran cantidad de documentos que contienen información personal del alumnado, como expedientes académicos, exámenes, solicitudes de becas, formularios de inscripción y otros registros sensibles. Así como información de carácter interno, como documentos de recursos humanos, registros financieros y estrategias institucionales. Este tipo de documentos deben ser destruidos de forma segura para evitar que se haga un uso indebido de los datos personales.

La mejor opción para eliminar correctamente estos documentos es la contratación de una empresa especializada. De esta forma, es posible garantizar que los datos confidenciales de los empleados y alumnos no se vean comprometidos, y protege la reputación y la credibilidad de la escuela.

En Confidencial Plus cumplimos las normativas de seguridad y protección de datos, y garantizamos una correcta eliminación de documentos confidenciales en colegios. Además, no sólo destruimos documentos en papel, también eliminamos otro tipo de archivos como: CD, DVD, Lápices USB, disquetes, cintas DAT o cualquier otro tipo de almacenamiento como discos duros HDD o SDD. 

Certificado oficial de destrucción de documentos en colegios

Es importante eliminar la información confidencial del centro de forma adecuada, no sólo para proteger la privacidad del alumnado y el personal, sino porque es importante cumplir con la normativa RGPD. En Confidencial Plus emitimos un certificado de destrucción que garantiza la completa destrucción de los documentos de forma segura, así como el cumplimiento de las exigencias de la normativa.

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La seguridad de la información es una preocupación constante en la era digital, pero no debemos pasar por alto la importancia de proteger la información en su forma física, como los documentos en papel. La destrucción adecuada de documentos confidenciales es esencial para evitar el robo de información y el posible uso indebido de datos sensibles y, lo que es más importante, para cumplir con la normativa y evitar sanciones.

Existen diferentes métodos de destrucción de documentos. La elección depende de varios factores, incluido el nivel de seguridad requerido y la cantidad de documentos que necesitan ser destruidos. Los métodos más comunes de destrucción de documentos son los siguientes: 

1. Trituración de documentos

La trituración de documentos es uno de los métodos más comunes y confiables para destruir documentos en papel. Este proceso implica el uso de una máquina trituradora que corta los documentos en pequeñas tiras o partículas. Hay dos tipos principales de trituradoras de documentos: las que cortan en tiras y las que cortan en partículas (también conocidas como trituradoras de corte transversal).

Ventajas:

• Seguridad: la trituración en partículas ofrece un mayor nivel de seguridad en comparación con las tiras, ya que es mucho más difícil reconstruir el documento original.
• Eficiencia: la trituración es un proceso rápido y eficiente, lo que permite destruir grandes cantidades de documentos en poco tiempo.

2. Destrucción mediante pulverización

La pulverización de documentos es otro método efectivo que garantiza la destrucción completa de la información. En este proceso, los documentos se convierten en pequeñas partículas mediante el uso de una máquina especializada que utiliza fuerza de aire comprimido o líquidos para descomponer el papel en partículas diminutas.

Ventajas:

• Seguridad extrema: la pulverización de documentos garantiza que la información sea prácticamente irreconocible y, por lo tanto, proporciona un alto nivel de seguridad.
• Destrucción completa: este método asegura que no quede ningún rastro de los documentos originales.
• Versatilidad: puede utilizarse para destruir documentos de diferentes tamaños y grosores.

3. Incineración

La incineración es un método tradicional de destrucción de documentos que implica la quema controlada de los documentos en un horno especializado. Este proceso convierte el papel en cenizas, eliminando cualquier posibilidad de recuperación de datos.

Ventajas:

• Destrucción total: la incineración asegura la destrucción total de los documentos, ya que los convierte en cenizas.
• Cumplimiento normativo: en algunos casos, la incineración es un método necesario para cumplir con ciertas regulaciones de privacidad y seguridad de la información.
• Eficiencia: la incineración es un proceso rápido y eficiente para destruir grandes cantidades de documentos a la vez.

Aspectos destacables:

• Requisitos de infraestructura: la incineración requiere una infraestructura especializada y debe realizarse en espacios muy controlados. 
• Impacto ambiental: la incineración genera emisiones y puede tener un impacto ambiental negativo si no se realiza de manera adecuada.

4. Destrucción mediante corte de confeti

La destrucción mediante corte de confeti es un método similar a la trituración en partículas, pero con un nivel de seguridad aún mayor. En este proceso, los documentos se cortan en pequeños trozos de papel similares a confeti, lo que hace que sea prácticamente imposible su reconstrucción.

Ventajas:

• Alto nivel de seguridad: el corte de confeti proporciona un nivel de seguridad excepcional, ya que los documentos se convierten en pequeños fragmentos irreconocibles.
• Versatilidad: puede utilizarse para destruir una amplia gama de documentos, desde facturas y estados de cuenta hasta tarjetas de crédito.
• Eficiencia: las máquinas de corte de confeti suelen ser eficientes y pueden manejar grandes volúmenes de documentos.

Destrucción de documentos a través de una empresa especializada

La mejor decisión para asegurar que la información confidencial se maneje y destruya de manera segura y cumpla con las regulaciones legales y ambientales es contar con los servicios de una empresa de destrucción de documentos. 

Ventajas:

• Experiencia y cumplimiento normativo: estamos familiarizados con las regulaciones de seguridad de la información y garantizamos el cumplimiento normativo.
• Certificado de destrucción: emisión de un certificado de destrucción que garantiza la completa destrucción de los documentos de forma segura y el cumplimiento de las exigencias de la normativa RGPD.
• Seguridad y confidencialidad: contamos con equipos de alta seguridad y procesos rigurosos para garantizar la protección de la información.
• Ahorro de tiempo y dinero: liberamos a las empresas de realizar la destrucción de documentos de manera interna, permitiendo un ahorro considerable de tiempo y dinero.

Si necesitas un partner que te ayude con la gestión y destrucción de la información de tu empresa de una forma 100% certificada, sostenible y garantizando el total cumplimiento de la normativa RGPD, solicita presupuesto sin compromiso.

En el mundo empresarial actual, donde la información fluye constantemente y la privacidad es un activo invaluable, la protección de datos y la seguridad de la información se han convertido en prioridades fundamentales. La divulgación no autorizada de información confidencial puede tener consecuencias devastadoras para una empresa, tanto en términos de pérdida de confianza de los clientes como de daño a la reputación.

En este contexto, la destrucción segura de documentos confidenciales se erige como un pilar crucial para salvaguardar la privacidad de los clientes y la integridad de la empresa. Contar con una empresa de destrucción de documentos confidenciales representa un paso esencial en términos de seguridad, evitando la divulgación de información de carácter sensible y previniendo consecuencias legales, como multas y sanciones.

Riesgos asociados con la divulgación de información confidencial

La filtración de información confidencial puede desencadenar una serie de riesgos que pueden impactar severamente a una empresa. Desde la pérdida de clientes y la disminución de la lealtad del consumidor hasta posibles litigios y multas regulatorias, los costes asociados con la divulgación no autorizada son considerables. Además, la competencia desleal y el robo de propiedad intelectual pueden llevar a una disminución en la ventaja competitiva de la empresa y afectar su capacidad para innovar y crecer.

En el entorno digital actual, donde los ataques cibernéticos y el hacking son una amenaza constante, la información en formato físico también puede ser vulnerable si no se maneja adecuadamente. Documentos mal gestionados podrían caer en manos equivocadas, poniendo en riesgo la privacidad de los clientes y la confidencialidad de la empresa. Por lo tanto, es esencial implementar medidas robustas para prevenir la filtración de datos confidenciales.

La destrucción adecuada de documentos como salvaguarda de la privacidad

La destrucción segura de documentos confidenciales no es solo una práctica recomendada, sino que en muchos casos es un requisito legal. En España, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) establece la obligación de adoptar medidas para garantizar la seguridad de los datos y prevenir su divulgación no autorizada. Esto incluye la destrucción adecuada de documentos que contengan información personal o confidencial.

La destrucción adecuada de documentos implica más que simplemente rasgar o tirar documentos a la papelera. En su lugar, se debe llevar a cabo un proceso controlado y seguro que garantice la eliminación completa de la información. Esta metodología no solo reduce el riesgo de divulgación, sino que también contribuye a la protección del medioambiente al promover la gestión responsable de los desechos.

Beneficios empresariales de la destrucción segura de documentos

Además de cumplir con las regulaciones y proteger la privacidad de los clientes, la destrucción segura de documentos confidenciales ofrece una serie de beneficios a las empresas. En primer lugar, fortalece la confianza del cliente al demostrar un compromiso genuino con la seguridad de sus datos. Esto puede traducirse en una mayor retención de clientes y un flujo constante de negocios repetidos.

En segundo lugar, la eliminación adecuada de documentos también contribuye a una cultura de seguridad dentro de la empresa. Los empleados se vuelven más conscientes de la importancia de manejar la información de manera responsable y segura, lo que puede prevenir errores costosos y evitar situaciones de filtración accidental.

La destrucción segura de documentos confidenciales es un componente esencial de la estrategia de seguridad de cualquier empresa en el entorno empresarial actual. Los riesgos asociados con la divulgación no autorizada de información confidencial son demasiado grandes como para ser pasados por alto. La implementación de prácticas adecuadas de manejo y destrucción de documentos no solo cumple con las regulaciones legales, sino que también protege la privacidad de los clientes y la integridad de la empresa.

En última instancia, invertir en la seguridad de la información es una inversión en el futuro sostenible y exitoso de cualquier negocio en España. En Confidencial Plus somos especialistas en la destrucción de documentos confidenciales. Nuestra experiencia nos permite brindar un servicio de máxima seguridad y protección para la información de tu empresa, asegurando un cumplimiento total con los estándares y regulaciones vigentes.

En la era digital actual, la protección de la información personal y confidencial se ha convertido en una preocupación primordial tanto para los individuos como para las empresas. Las regulaciones y normativas relacionadas con la privacidad de la información desempeñan un papel crucial en la protección de los datos personales y garantizan la confidencialidad de la información sensible.

Uno de los aspectos importantes en el cumplimiento normativo es la destrucción adecuada de documentos confidenciales, lo cual ayuda a las empresas a cumplir con las leyes y evitar sanciones legales.

Contar con una empresa de destrucción de documentos confidenciales es una medida de seguridad vital en este proceso, ya que contribuye a evitar la divulgación de información sensible y a prevenir posibles consecuencias legales en forma de sanciones y multas.

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

En Europa, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) define los datos personales como cualquier información relacionada con una persona física identificada o identificable. Esto incluye información objetiva, como datos biométricos o información subjetiva, como opiniones o valoraciones. Además, los datos personales pueden existir en cualquier formato o medio, ya sea alfabético, numérico o de cualquier otra forma.

Para garantizar la protección de los datos personales, el RGPD establece multas más severas para aquellos que infrinjan las regulaciones. Esto refuerza el objetivo principal del RGPD de proteger los derechos y libertades fundamentales de las personas físicas, incluido su derecho a la protección de los datos personales.

Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDGDD)

En España, la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), también define los datos de carácter personal y establece las reglas para su procesamiento. Los datos personales incluyen cualquier información sobre una persona viva que la identifique o la pueda identificar. Esto abarca una amplia gama de información, desde nombres y direcciones hasta características físicas o datos de ubicación.

La ley de protección de datos se aplica cuando se procesan datos personales, lo cual implica su uso en cualquier forma, como recopilación, almacenamiento, divulgación o destrucción. Es importante destacar que el uso de datos personales requiere el consentimiento del titular, y la ley no se aplica a actividades puramente personales o domésticas.

Normativas de protección de datos

Además de la LOPDGDD, existen otras normativas y regulaciones a nivel europeo y nacional que rigen la protección de datos personales:

• Reglamento (UE) 2016/679: Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Normativa europea que salvaguarda los derechos de las personas físicas respecto al tratamiento de sus datos personales y la circulación libre de dichos datos.
• Directiva (UE) 2016/680: Enfoque en la protección de datos personales por parte de las autoridades competentes en la prevención, investigación y sanción de delitos, así como la libre circulación de esos datos.
• Ley Orgánica 10/2007: Regulación de la base de datos policial sobre identificadores obtenidos a partir del ADN.
• Ley Orgánica de 7/2021: Ley que garantiza la protección de datos personales utilizados en la prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y ejecución de sanciones penales.
• Orden INT/424/2019: Establece la política de seguridad de la información en la administración electrónica del Ministerio del Interior y directrices generales para la difusión segura de resultados provisionales en procesos electorales.
• Instrucción 1/2006: Orientación de la Agencia Española de Protección de Datos sobre el tratamiento de datos personales a través de sistemas de vigilancia con cámaras o videocámaras.

Estas normativas y directrices son fundamentales para proteger la privacidad y la confidencialidad de los datos personales, así como para garantizar el cumplimiento de las regulaciones de privacidad de información.

Destrucción de documentos confidenciales

La destrucción adecuada de documentos confidenciales desempeña un papel fundamental en el cumplimiento normativo y la protección de la información personal. La eliminación segura de documentos garantiza que la información confidencial no caiga en manos equivocadas y cumpla con las regulaciones de privacidad de datos.

La destrucción de documentos confidenciales debe llevarse a cabo de acuerdo con los estándares establecidos y las mejores prácticas en la industria. Es un paso crucial en este proceso y ayuda a las empresas a evitar sanciones legales y proteger la privacidad de sus clientes y empleados.

En Confidencial Plus somos expertos en la destrucción de documentos en Bilbao. Garantizamos la seguridad y protección de la información de tu empresa, asegurando el cumplimiento de los estándares y normativas actuales.

En un mundo cada vez más digital, donde la información se encuentra en constante movimiento, la protección de datos y la seguridad de la información se han vuelto aspectos fundamentales para cualquier organización.

La destrucción adecuada de documentos confidenciales es una práctica crucial para proteger la privacidad de los individuos y evitar posibles consecuencias legales. Sin embargo, simplemente eliminar físicamente los documentos no es suficiente. Es esencial mantener un registro adecuado de la destrucción de documentos para fines de auditoría y cumplimiento normativo.

Un registro adecuado de la destrucción de documentos se convierte en una herramienta valiosa durante estos procesos, ya que demuestra que la organización ha seguido las mejores prácticas y ha tomado medidas apropiadas para proteger la información confidencial. Esto ayuda a construir una imagen de confianza y transparencia ante los auditores y demuestra el compromiso de la organización con el cumplimiento normativo.

Además, el registro de la destrucción de documentos también puede servir como evidencia en caso de disputas legales o investigaciones. Si se produce alguna infracción o violación de la seguridad de los datos, contar con un registro detallado puede respaldar la defensa de la organización al demostrar que se han implementado medidas adecuadas para proteger la información y que la destrucción de documentos se ha realizado de manera apropiada y documentada.

Al mantener un registro adecuado de la destrucción de documentos, las organizaciones también pueden mejorar su capacidad para realizar auditorías internas y llevar un seguimiento de sus propios procesos. Esto les permite evaluar la eficacia de sus prácticas actuales, identificar áreas de mejora y corregir posibles deficiencias en la gestión de la información confidencial.

Normativa de destrucción de documentos

En términos de cumplimiento normativo, numerosas leyes y regulaciones establecen requisitos específicos para la destrucción de documentos confidenciales. Algunas de estas normativas, como la Ley de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, incluyen regulaciones sectoriales específicas y regulaciones de protección al consumidor. El mantenimiento de un registro adecuado de la destrucción de documentos ayuda a garantizar que se cumplan estos requisitos.

En definitiva, mantener un registro adecuado de la destrucción de documentos es esencial para fines de auditoría y cumplimiento normativo. Ante un entorno empresarial cada vez más regulado, contar con un registro detallado de la destrucción de documentos se convierte en una práctica fundamental para salvaguardar la reputación y el cumplimiento normativo de una organización.

En Confidencial Plus somos especialistas en la destrucción de documentos en Bilbao. Nuestro compromiso es garantizar la seguridad y protección de la información de tu empresa, garantizando la seguridad y cumpliendo con los estándares y normativas vigentes.

La confidencialidad de los datos se refiere a proteger información personal o empresarial de terceros no autorizados mediante medidas de seguridad adecuadas. Este principio se aplica en diversos ámbitos, como las relaciones empresariales o de salud, y abarca información privada, sensible y personal.

Es esencial proteger la confidencialidad de los datos personales de los clientes, que incluyen datos biométricos, económicos, políticos y religiosos, así como cualquier información que pueda identificar a una persona.

¿Cuáles son los datos personales, según la ley de protección de datos?

La ley define los "datos personales" como información que incluye identificación directa, como nombre, apellido y número de teléfono, así como datos seudonimizados que permiten individualizar comportamientos, pero no identificar directamente a los usuarios.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece una distinción clara entre la información de identificación directa y los datos seudonimizados. Fomenta, además, el uso de información seudonimizada para reducir el riesgo asociado a la gestión de datos y cumplir con las obligaciones de protección de datos.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que la seudonimización no garantiza la anonimización completa de los datos ni la imposibilidad de identificación. A pesar de esto, el proceso de seudonimización minimiza el riesgo en el tratamiento y garantiza un mayor respeto a la privacidad de los afectados, ya que limita el acceso a personas autorizadas.

Ejemplos de datos personales

Existen diferentes tipos de datos personales, entre los que se incluyen:

• Identidad: incluye información como el nombre, dirección, teléfono, correo electrónico, firma, claves de acceso, fecha de nacimiento, edad, nacionalidad y estado civil.
• Trabajo: abarca detalles sobre la institución o empresa donde trabaja la persona, su cargo, dirección laboral, correo y teléfono de trabajo.
• Recursos: incluye información sobre sueldo o salario, impuestos, créditos, tarjetas de crédito, talones, inversiones, entre otros.
• Educación: se refiere a la institución educativa donde ha estudiado la persona, diplomas, certificados, entre otros.
• Ideología: abarca la religión, afiliación política o sindical, participación en organizaciones civiles, entre otros.
• Salud: incluye el estado de salud, historial clínico, antecedentes y estudios clínicos, patologías, tratamientos médicos, fármacos, alergias, embarazo, estado psicológico y/o psiquiátrico, entre otros.
• Especificaciones físicas: se refiere al conjunto sanguíneo, ADN, huella dactilar, grabación de voz, imagen, color de piel, iris, pelo, signos particulares, entre otros.
• Intimidad y sexualidad: abarca opciones y hábitos de la persona, así como reacciones sexuales, por ejemplo.

Es importante tener en cuenta que estos datos personales pueden ser considerados sensibles y requieren de medidas adicionales de protección y seguridad para garantizar su confidencialidad.

¿Qué datos personales se consideran sensibles?

El RGPD clasifica ciertos datos como sensibles o singularmente protegidos, y requieren una protección especial debido a su naturaleza y su potencial impacto en los derechos fundamentales de las personas. Estos datos están sujetos a disposiciones específicas y deben ser tratados con mayor precaución y requisitos adicionales en su almacenamiento y uso. Esta categoría de datos se considera privada y requiere una protección particularmente cuidadosa.

Ejemplos de datos sensibles

Según la normativa europea, se consideran datos sensibles aquellos relacionados con las siguientes categorías:

• La raza o etnia de una persona
• Opiniones políticas
• Creencias religiosas o filosóficas
• Afiliación sindical
• Datos genéticos
• Datos biométricos utilizados para la identificación de un individuo
• Datos sobre salud, vida sexual u orientación sexual

Tratamiento de datos personales

Aunque el RGPD prohíbe por defecto el tratamiento de datos sensibles, existen algunas excepciones específicas que permiten el tratamiento de estos datos:

• Si el interesado ha dado su consentimiento explícito.
• Si se llevan a cabo actividades legítimas por parte de asociaciones o fundaciones cuyo objetivo sea posibilitar el ejercicio de las libertades fundamentales.
• Cuando exista un interés público en la legislación vigente de cada país de la Unión Europea.

Destrucción de documentos confidenciales

La destrucción segura de documentos confidenciales es crucial para garantizar la privacidad y la protección de datos personales y sensibles. La información contenida en estos documentos puede incluir información financiera, de salud, identidad y otros datos que pueden ser utilizados de manera malintencionada si caen en manos equivocadas.

La violación de la privacidad de los datos personales y sensibles puede dar lugar a sanciones y multas importantes, tras la implementación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la UE. Por lo tanto, es fundamental que las empresas cuenten con un plan completo de protección de datos y que se aseguren de cumplir con todas las regulaciones establecidas en el RGPD en relación con el tratamiento de datos sensibles.

Contar con una empresa de destrucción de documentos confidenciales es una medida de seguridad esencial en este proceso, y puede ayudar a prevenir la filtración de información confidencial y evitar posibles sanciones y multas.

La destrucción de documentos confidenciales es un aspecto fundamental en la seguridad de cualquier empresa o entidad. La ley establece que todos los documentos con datos personales deben ser destruidos de manera segura para proteger la privacidad de las personas. Pero, ¿Cómo elegir el método de destrucción adecuado para cada tipo de documento?

Métodos de destrucción de documentos disponibles

Existen diferentes métodos de destrucción de documentos confidenciales. Los más comunes son la trituración y el desmenuzado. Ambos métodos son seguros y efectivos, pero pueden variar en función del tipo de documento que se quiera destruir.

La trituración consiste en convertir los documentos en pequeñas partículas utilizando un triturador de papel. Este método es ideal para documentos de alta confidencialidad, como contratos, informes financieros, expedientes médicos, entre otros. Las partículas resultantes de la trituración son prácticamente irreconocibles, por lo que la información contenida en los documentos queda totalmente ilegible, evitando cualquier tipo de recuperación.

Por otro lado, el desmenuzado consiste en cortar los documentos en pequeñas tiras utilizando una máquina especializada. Este método es adecuado para documentos que no contienen información altamente confidencial, como facturas, correos electrónicos impresos, formularios de solicitud, entre otros. Aunque el desmenuzado es un método efectivo para la destrucción de documentos, las tiras pueden ser reconstruidas y recuperar información en caso de que caigan en manos equivocadas.

Otro método de destrucción de documentos que se está popularizando en los últimos tiempos es la pulverización. Este método se realiza mediante una máquina que descompone el papel en partículas de polvo de un tamaño muy pequeño, por lo que es imposible recuperar la información contenida en el documento. Es un método muy efectivo y seguro para la destrucción de documentos confidenciales, aunque puede ser un poco más costoso que los métodos tradicionales.

Elección del tipo de destrucción adecuado

Para elegir el método de destrucción adecuado para cada tipo de documento, es importante conocer el nivel de confidencialidad de la información que se maneja en la empresa. Si se trata de información altamente confidencial, como datos personales, informes financieros o contratos, la trituración es el método más recomendable. Si, por el contrario, se trata de documentos que no contienen información altamente confidencial, el desmenuzado puede ser una buena opción.

En cualquier caso, es importante asegurarse de que la empresa encargada de la destrucción de documentos cumple con los estándares de seguridad y confidencialidad establecidos por la ley. La destrucción de documentos confidenciales es una tarea imprescindible en cualquier empresa que maneje información privada.

En Confidencial Plus, empresa de destrucción de documentos en Bilbao, nos encargamos del tratamiento y la destrucción adecuada de la documentación, garantizando la seguridad y protección de la información de tu empresa y siguiendo los estándares y las normativas vigentes.

La destrucción adecuada de documentos confidenciales es esencial para prevenir el robo de identidad y otro tipo de fraudes. En una era en la que la información personal y financiera se comparte en línea y en papel, la eliminación segura de los documentos confidenciales es más importante que nunca.

El robo de identidad es un delito en el que los delincuentes obtienen información personal de otra persona y la utilizan para cometer fraude. Esta información puede incluir nombres, direcciones, números de Seguridad Social, fechas de nacimiento, números de cuentas bancarias…

¿Por qué es importante destruir los documentos?

La destrucción adecuada de documentos es una forma importante de prevenir el robo de identidad. Cuando los documentos contienen información confidencial, deben eliminarse adecuadamente. Esto significa que los documentos no deben tirarse a la basura ni dejarse a disposición de personas no autorizadas, deben estar en todo momento custodiados y, cuando guardarlos no tenga utilidad, deben destruirse.

Las empresas de destrucción de documentos utilizamos trituradoras de alta seguridad para destruir los documentos en pequeños pedazos que no se pueden volver a unir. Este método es seguro y eficaz para la eliminación de documentos confidenciales en papel. Además, es el método que recomienda la norma UNE 15713, que recoge las condiciones que deben cumplir los servicios de destrucción de material con información confidencial para garantizar la seguridad en el proceso desde el punto de vista de la privacidad, confidencialidad y garantía de total destrucción del dato.

Asimismo, es importante llevar a cabo también la destrucción de archivos o documentos electrónicos, ya que son formatos que pueden contener información confidencial. Este proceso implica borrar todos los datos de los dispositivos electrónicos, como CD, DVD, USB, discos duros y teléfonos móviles. La eliminación adecuada de los datos electrónicos es igual de importante que la de los documentos en papel, ya que los delincuentes pueden acceder a la información a través de dispositivos electrónicos.

Normativa de destrucción de documentos

La destrucción adecuada de documentos confidenciales también puede ayudar a cumplir con las regulaciones de privacidad. Las empresas y organizaciones están sujetas a numerosas normativas, incluyendo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Estas regulaciones requieren que las empresas protejan la información personal y financiera de sus clientes y empleados. La eliminación adecuada de los documentos confidenciales puede ayudar a las empresas a cumplir con estas regulaciones y evitar multas y sanciones.

En Confidencial Plus, empresa de destrucción de documentos confidenciales en Bilbao, nos dedicamos a ayudar a empresas y organizaciones a proteger su información. Por ello, ofrecemos servicios personalizados para adaptarnos a las necesidades específicas de cada cliente. Ponte en contacto con nosotros para saber cómo podemos ayudar a tu empresa y cumplir con la legislación vigente.

Toda la documentación recogida y generada por una empresa tiene un ciclo de vida, que termina una vez que dejan de ser útiles o ya no es necesario su almacenamiento. Es en ese momento cuando debe procederse a la destrucción adecuada de los documentos, de acuerdo a la normativa de protección de datos y con el objetivo de que la información no quede expuesta.

Cumplir con las regulaciones de privacidad

La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), así como el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD) no hablan de forma explícita de la destrucción de documentos.

No obstante, las mencionadas normativas establecen la obligación de eliminar los datos personales cuando se haya cumplido la finalidad por la que fueron recogidos, quedando el plazo para su destrucción a cargo de los responsables del tratamiento. Por lo tanto, se establece una regulación para la destrucción de los datos de carácter personal; es decir, aquellos que sirven para identificar a una persona.

El RGPD, así como la LOPDGDD, hacen referencia a todo tipo de soportes que incluyan contenido de carácter personal, englobando, además de documentos físicos, aquellos dispositivos digitales que contengan datos de esta índole: discos duros, ordenadores, memorias externas, etc. Asimismo, existen una serie de estándares certificables para la destrucción de documentos: la Norma ISO 27001, la Norma DIN 66399 y la Norma UNE 15713.

¿Qué documentos debe destruir una empresa?

De acuerdo a la normativa de protección de datos, en base al RGPD y la LOPDGDD, todos los documentos que contengan datos personales deben ser destruidos de manera apropiada:

• Nóminas
• Facturas
• Presupuestos
• Informes médicos
• Contratos
• Currículums
• Fichas de empleados
• Informes de recursos humanos
• Listas de clientes
• Registros de la Seguridad Social
• Solicitudes de empleo
• Información de créditos
• Etc.

Para la clasificación de la información, son los estándares mencionados anteriormente los encargados de establecer los criterios, ya que las normativas referentes a la protección de datos no ofrecen dicha distribución. Estos estándares son los encargados de establecer las especificaciones para la destrucción: tamaño de las partículas, método adecuado…

Sanciones por no destruir adecuadamente los documentos confidenciales

La no destrucción de los documentos que incluyan datos de carácter personal es motivo de sanción. Es importante llevar a cabo este procedimiento de manera adecuada para que terceros no puedan llegar a la información y con el objetivo de proteger la privacidad y seguridad de los usuarios.

La LOPDGDD y el RGPD establecen que las sanciones por el incumplimiento de la normativa pueden alcanzar los 40.000 euros, en caso de infracciones leves, y hasta los 20 millones de euros por infracciones muy graves (o el 4% de la facturación anual). Se deben tener en cuenta, además, los diferentes plazos para la conservación de dicha documentación, antes de proceder a su eliminación.

En Confidencial Plus nos encargamos del tratamiento y la destrucción adecuada de documentos confidenciales, de acuerdo a las normativas y estándares vigentes. Contamos con la tecnología necesaria en nuestras instalaciones para la destrucción de todo tipo de documentación. ¿Estás buscando una empresa de destrucción de documentos confidenciales en Bilbao? Ponte en contacto con nosotros.

La normativa española de protección de datos y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) obligan a todo tipo de empresas a contar con un sistema de destrucción de documentos, para aquellos soportes que dispongan de datos personales tanto de clientes como de trabajadores y proveedores.

Esta destrucción se puede llevar a cabo de varias maneras: puede realizarse de forma puntual o periódica, con una frecuencia que se determina dependiendo las necesidades y la cantidad de documentos que la empresa u organización produzca y necesite.

El proceso de destrucción de documentos se inicia con el traslado de un contenedor con cerradura o precinto a las instalaciones del cliente, para que los empleados puedan depositar en él toda la documentación a destruir. De esta manera, se podrá detectar cualquier tipo de manipulación, asegurando la confidencialidad.

Posteriormente, el contenedor se transporta a unas instalaciones especializadas, donde se lleva a cabo el proceso de destrucción. La trituradora destruye la documentación de acuerdo a la normativa, con nivel de seguridad P3, que es lo que la norma de seguridad considera que se necesita para que se pueda considerar destrucción confidencial o, lo que es lo mismo, un proceso de destrucción que imposibilite reconstruir la información original. Por ello, las partículas tendrán un ancho máximo de 2 milímetros y una superficie máxima de 320 mm², es decir, es decir una hoja de tamaño DIN A4 se dividirá como mínimo en 194 trozos. Una vez finalizada la eliminación, las virutas se compactaran en contenedores o fardos y se entregarán a los gestores autorizados para su reciclaje y transformación en pasta de papel, con el objetivo de aprovecharlos y reutilizarlos.

Una vez destruidos, la empresa obtiene un certificado oficial de destrucción de documentos, que permitirá demostrar tanto a las autoridades como a sus clientes y proveedores la correcta eliminación de los archivos.

En Confidencial Plus somos expertos en destrucción de documentos en Bilbao. Ofrecemos servicios de recogida, reciclaje y destrucción de papel, documentos confidenciales, así como aquellos archivos y documentación que contenga información no confidencial. Ponte en contacto con nosotros y solicita un presupuesto a tu medida.