La normativa española de protección de datos y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) obligan a todo tipo de empresas a contar con un sistema de destrucción de documentos, para aquellos soportes que dispongan de datos personales tanto de clientes como de trabajadores y proveedores.

Esta destrucción se puede llevar a cabo de varias maneras: puede realizarse de forma puntual o periódica, con una frecuencia que se determina dependiendo las necesidades y la cantidad de documentos que la empresa u organización produzca y necesite.

El proceso de destrucción de documentos se inicia con el traslado de un contenedor con cerradura o precinto a las instalaciones del cliente, para que los empleados puedan depositar en él toda la documentación a destruir. De esta manera, se podrá detectar cualquier tipo de manipulación, asegurando la confidencialidad.

Posteriormente, el contenedor se transporta a unas instalaciones especializadas, donde se lleva a cabo el proceso de destrucción. La trituradora destruye la documentación de acuerdo a la normativa, con nivel de seguridad P3, que es lo que la norma de seguridad considera que se necesita para que se pueda considerar destrucción confidencial o, lo que es lo mismo, un proceso de destrucción que imposibilite reconstruir la información original. Por ello, las partículas tendrán un ancho máximo de 2 milímetros y una superficie máxima de 320 mm², es decir, es decir una hoja de tamaño DIN A4 se dividirá como mínimo en 194 trozos. Una vez finalizada la eliminación, las virutas se compactaran en contenedores o fardos y se entregarán a los gestores autorizados para su reciclaje y transformación en pasta de papel, con el objetivo de aprovecharlos y reutilizarlos.

Una vez destruidos, la empresa obtiene un certificado oficial de destrucción de documentos, que permitirá demostrar tanto a las autoridades como a sus clientes y proveedores la correcta eliminación de los archivos.

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