Existe la obligatoriedad de guardar durante un tiempo determinado los documentos con datos e información de carácter confidencial que generan las empresa. Una vez pasado dicho periodo de tiempo, será necesaria la destrucción completa de los documentos para evitar cualquier problema legal. Por lo tanto, es necesario saber cuanto tiempo se deben conservar los documentos de una empresa y eso dependerá del tipo de documentación y los plazos legales de donde estemos ubicados.

¿Qué documentos deben ser destruidos?

Para solventar esta duda, se deben tener en cuenta los diferentes tipos de documentos que existen: tributarios, mercantiles, fiscales o cualquier otro tipo de documentación que contenga datos confidenciales.

• Documentos mercantiles: aquellos documentos relacionados con la empresa, como los libros de contabilidad, la correspondencia y toda la información societaria de la organización. En este caso, el Código de Comercio exige a las empresas guardar estos documentos durante 6 años. El Código de Comercio de España establece en su Artículo 34 que las empresas deben conservar los libros, registros y demás documentos relacionados con su actividad comercial durante un período mínimo de seis años. Esto incluye, por ejemplo, los registros contables, facturas, recibos, contratos y cualquier otro documento que pueda ser relevante para el desarrollo de la actividad comercial de la empresa. Además, es importante tener en cuenta que el Código de Comercio no exige la conservación física de los documentos, sino que se pueden conservar en formato digital o en copias. Sin embargo, en ambos casos, las empresas deben garantizar que los documentos estén protegidos y sean accesibles en caso de ser requeridos.

• Documentos  fiscales: En España, la Ley del Impuesto sobre Sociedades y la Ley General Tributaria establecen los plazos de conservación de los documentos fiscales. Aquella documentación que se corresponde a impuestos, declaraciones y facturas, tienen un plazo de vencimiento de 4 años, aunque se puede extender hasta los 10 años en caso de presentación de deducciones o pérdidas o cuando estamos inmersos en una inspección fiscal.

¿Qué infracciones y sanciones se contemplan?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece una serie de sanciones por el incumplimiento de la normativa, pudiendo llegar al 4% de los beneficios anuales de la empresa o hasta 20 millones de euros.

En España el sistema de penalización lo regula la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)   https://www.aepd.es/es, en base a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). La nueva Ley clasifica los tipos de infracciones de mayor a menor gravedad:

• Muy graves: Las faltas muy graves son aquellas que representan una amenaza significativa para los derechos y libertades fundamentales de las personas. Por ejemplo, la falta en la custodia de documentos resulta en una pérdida de datos personales, como por ejemplo por una mala eliminación de documentos, puede ser considerada una falta muy grave.
• Graves: Las faltas graves son aquellas que ponen en peligro los derechos y libertades fundamentales de las personas y que no se han abordado adecuadamente a pesar de los esfuerzos realizados por la empresa para cumplir con las obligaciones establecidas por el RGPD.Por ejemplo, si los documentos que contienen datos personales no están adecuadamente protegidos contra accesos no autorizados, pérdidas o destrucciones, esto puede ser considerado una falta grave según el RGPD. Si los documentos no están adecuadamente etiquetados o clasificados, o si se comparten con personas o entidades que no están autorizadas a acceder a ellos, esto también puede ser considerado una falta grave.
• Leves: Las faltas leves son aquellas que no ponen en peligro los derechos y libertades fundamentales de las personas, pero que siguen incumpliendo las obligaciones establecidas por el RGPD.

El incumplimiento de la LOPD, por lo tanto, puede conllevar a sanciones económicas. Estas pueden variar desde los 900€, para las infracciones leves, a los 40.000€, para las graves, e incluso hasta los 600.000€ para las infracciones muy graves.

Esta clasificación nos permite visualizar el tipo de documentación existente y durante cuánto tiempo se debe guardar en una empresa. Además, es importante tener en cuenta que, una vez finalizada su fecha de vencimiento, se deberá llevar a cabo la destrucción adecuada de estos documentos.

Para realizarlo de forma correcta y segura, la mejor manera es contar con una empresa de destrucción de documentos en Bilbao. En Confidencial Plus nos encargamos de todo el proceso y ayudamos a tu empresa a cumplir con la legislación vigente en materia de protección de datos.